Gerne möchten wir Ihnen den Genehmigungsprozess an einem weiteren Beispiel erläutern:
Als General Manager möchten Sie, dass das Restaurantteam Bestellungen bei F&B-Lieferanten bis zu 100€ ohne Genehmigung durchführen kann, Bestellungen über 100 € sollen jedoch von ihrem F&B-Manager oder einem Administrator (je nach Betrag) genehmigt werden.
Hierfür kann man folgende Konfiguration wählen:
- Benennen Sie den zu erstellenden Prozess beispielsweise: F&B Lieferanten Genehmigungsprozess für das Restaurantteam
- Wählen Sie die F&B-Lieferanten aus der Vorschlagsliste
- Dann beginnen Sie mit der Erstellung des Prozesses, mit Eingabe der ersten Bestellergruppe, des Restaurantteams und des Schwellenwertes von 100 €. Das Restaurantteam kann bis 100 € bestellen.
- Nächster Schritt: Weisen Sie der nächsten, ranghöheren F&B Manager-Gruppe eine Berechtigung zur Bestellfreigabe zu von bis zu 500€ zu. Zwischen 101 €und 500€ genehmigen diese.
- Letzter Schritt: im Genehmigungsprozess wird der nächsten, ranghöheren Administratorgruppe der Wert maximaler Schwellenwert zugewiesen. Damit genehmigen diese jegliche Beträge über 500€.
Das bedeutet :
Szenario 1: Wenn das Restaurantteam eine Bestellung bei EDNA von 75 € aufgibt, geht diese Bestellung direkt an den Lieferanten, da es unterhalb des ersten Schwellenwertes von 100€ liegt.
Szenario 2: Wenn das Restaurantteam eine Bestellung bei Elka Frische von 250 € ausführt, liegt diese über deren "Freibetrag", weshalb die Bestellung zur Genehmigung an den nächsten Schritt des Prozesses weitergeleitet wird: die Bestellung liegt nun zur Genehmigung bei dem F&B Manager. Wenn er diese genehmigt, wird die Bestellung direkt an Elka Frische geschickt.
Szenario 3: Das Restaurantteam gibt eine Bestellung bei Faller Konfitüren in Höhe von 700 € auf. Die Bestellung geht zunächst an den zweiten Schritt im Genehmigungsprozess, dem F&B Manager. Wenn er die Genehmigung für diese Bestellung erteilt, wird die endgültige Freigabe aber trotzdem noch vom Administrator benötigt, da der Betrag über dem maximalen Genehmigungswert des F&B Managers liegt.
Sobald der Administrator die Bestellung freigegeben hat, wird sie an den Lieferanten übermittelt.
Szenario 3: Das Restaurantteam gibt eine Bestellung bei dem Lieferanten Der Express GmbH auf in Höhe von 1000 € auf. Da dieser Lieferant nicht in der Konfiguration des Genehmigungsprozesses ausgewählt wurde, besteht kein maximaler Bestellwert.