Le flux d'approbation est une fonctionnalité qu'un hôtel peut choisir d'utiliser s'il a besoin d'ajouter un niveau de contrôle au montant dépensé dans l'hôtel. Un administrateur de l'hôtel dans Astore Shop (ou un utilisateur disposant des autorisations avancées) peut créer des flux d'approbation et spécifier/définir un seuil par groupe d'utilisateurs et par fournisseur pour lui donner une certaine flexibilité quant aux commandes qui doivent être approuvées par un gestionnaire (ou plusieurs gestionnaires) avant de passer la commande au fournisseur. Si une commande dépasse un seuil défini, elle devra être validée et approuvée avant d'être soumise au fournisseur. Si la commande est inférieure au seuil défini, elle est directement transmise au fournisseur.
Les différentes étapes de la création des flux d'approbation:
En tant qu'administrateur d'entreprise, les différentes étapes pour créer un flux d'approbation sont les suivantes:
1. Créer des groupes d'utilisateurs : les groupes sont obligatoires même si je n'ai pas besoin de configurer les processus d'approbation. Dans chaque groupe, je peux définir les autorisations que je veux donner aux utilisateurs de ce groupe. Si je veux supprimer un groupe, je dois d'abord affecter chaque utilisateur à un autre groupe.
Qu'en est-il des rôles et des équipes que j'ai créés précédemment ? Que leur arrive-t-il ? Cliquez ICI pour en savoir plus.
2. Créez des utilisateurs : Dans la fenêtre pop-in de création, je devrai assigner un groupe à chaque utilisateur afin de lui donner des autorisations et de l'inclure dans les différents processus d'approbation.
Qu'en est-il de mes utilisateurs déjà créés ? Ils seront toujours actifs et leurs rôles et équipes précédents seront transférés dans des groupes d'utilisateurs. Nous vous conseillons de revoir la transition pour vous assurer que les nouveaux groupes reflètent exactement les flux de travail que vous souhaitez. Toutefois, si vous choisissez de ne pas prendre de mesures, vos anciens processus d'approbation basés sur les équipes et les rôles fonctionneront toujours correctement.
3. Créer des règles d'approbation : Je peux définir une règle par groupe de créateurs de commandes et par sélection de fournisseur(s)
4. Visualisez vos règles sur un onglet dédié qui affichera chaque règle pour chaque groupe d'utilisateurs.