Obieg akceptacji zamówień to funkcja, dzięki której hotel może lepiej kontrolować poziom wydatków. Administrator hotelu (np. General Manager) w Astore Shop (lub użytkownik z zaawansowanymi uprawnieniami) może tworzyć obiegi akceptacji zamówień i definiować progi budżetowe dla grup użytkowników i dostawców. Dzięki temu zyskuje elastyczność w określaniu, które zamówienia wymagają akceptacji przez menedżera (lub wielu menedżerów) przed wysłaniem do dostawcy. Jeśli zamówienie przekracza określony próg, będzie musiało przejść przez etap(y) akceptacji i/lub finalną autoryzację, zanim zostanie przesłane do dostawcy. Jeśli zamówienie jest poniżej określonego progu, trafia bezpośrednio do dostawcy.
Tworzenie obiegów akceptacji zamówień
Jako administrator firmy (GM) postępuj według poniższych kroków:
- Stwórz grupy: grupy są obowiązkowe nawet jeżeli nie planujesz tworzyć obiegów akceptacji zamówień. Każdej grupie należy nadać odpowiedni poziom uprawnień, zgodnie z organizacją hotelu. Jeżeli potrzebujesz usuąć grupę to pamiętaj aby najpierw przypisać wszystkich użytkowników do innej grupy.
2. Stwórz konta użytkowników: zakładając konto dla użytkownika musisz przypisać go do którejś grupy. W ten sposób użytkownik będzie miał przyznane uprawnienia i bedzie mógł uczestniczyć w obiegu akceptacji zamówień.
A co z moimi wcześniej utworzonymi użytkownikami? Będą nadal aktywni, a ich poprzednie role i zespoły zostaną przekształcone w grupy. Radzimy sprawdzić czy przekształcenie w grupy przebiegło prawidłowo i czy dobrze oddaje obieg autoryzacji zamówień w hotelu.
3. Stwórz obiegi akceptacji zamówień: Możesz stworzyć różne obiegi akceptacji dla poszczególnych dostawców (bądź grup dostawców) oraz ustawić różne progi budżetowe zależnie od tego która grupa użytkowników składa zamówienie i od którego dostawcy.
4. Sprawdź wszystkie zdefiniowane obiegi akceptacji zamowień w dedykowanej zakładce.